تفاصيل الدورة
تتالف هذه الدورة من المحاور التالية :
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
- مفهوم السكرتارية وأهميتها
- أهمية العمل المكتبي ووظائف الإدارة المكتبية.
- مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري
- والسكرتير التنفيذي.
- مهارات الاتصال.
- إدارة الوقت وتحديد الأوليات.
- تنظيم الاجتماعات وتنظيم السفريات.
- التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين.
- البيئة المادية في المكتب الحديث.
- المكتب المعاصر، تكنولوجيا المكاتب.
مهارات الاتصال وفن التحاور:
- مفهوم واهمية الاتصال.
- عناصر الاتصال.
- أنواع الاتصالات.
- الاتصالات اللفظية وغير اللفظية.
- اتكيت التواصل والحوار مع الاخرين باستخدام كافة الوسائل.
- الأساليب الحديثة واستخدام التكنولوجيا في تعزيز التواصل والحوار والعلاقات.
الطرق الفنية في ترتيب الأوراق والمستندات:
- مكانة الوسائل المكتبية في تسجيل المستندات .
- سمات موظفي التسجيل .
- العلاقات مع الرسائل المكتبية .
- نشأة ومرحلة المستندات .
- نهج الإطلاع علي التسجيلات .
- التوزيع والحماية والترتيب .
- تسجيل واسترداد الرسائل والمستندات .
- فصل ونقل وهلك التسجيلات .
- الإختصاصات والأدوات المتطورة في نطاق التبادل والتسجيل والإسترداد .
إعداد التقارير والمراسلات:
- معني الرسائل والبيانات وأنواعها .
- مكانة البيانات للإدارة .
- الطاقات والقدرات الضرورية لتطور الكتابة والقراءة .
- سمات وحصص البيانات الجيدة .
- طريقة كتابة الرسائل والبيانات .
- الصور التوضيحية في البيانات .
- الحاسب الآلي وإظهار الرسائل والبيانات .
- العيوب السائدة في كتابة الرسائل والبيانات .
- قدرات السكرتارية المتطورة:
- واجب المعاون الإداري في المؤسسة وصفات المعاون الإداري
- قدرات الإتصال في مكاتب السكرتارية
- تجهيز لائحة الإنجاز وسجل اللقاءات وترتيب السفريات
- ترتيب الشغل المكتبي : المواعيد , الوقت , تنظيم الأعمال وفقا للأسبقية
- العلاقة مع الآخرين وتأثير الشغل في مكاتب السكرتارية
- تسهيل تدبيرات الشغل المكتبي والإستعمال الناجح للهاتف
- السكرتارية العملية
- استعمال الأدوات والعمليات والمعدات المكتبية المتطورة
السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب:
- الواقعية الإدارية المكتبية
- اختصاصات والتزامات وصفات مدير المكتب والمعاون الإداري والسكرتير المباشر
- قدرات الأتصال
- تنظيم الوقت وتعيين الأولويات
- ترتيب اللقاءات وترتيب السفريات
- التفاعل مع المكالمات الهاتفية ومع الزائرين
- العوامل المادية في المكتب الحديث
- الرسائل والبيانات والدفاتر الداخلية
- الإعدادات والأختصاصات المكتبية
- بينة العمل والتدبيرات المكتبية
السكرتارية الإلكترونية
- الطرق المتطورة في السكرتارية
- مكانة الأختصاصات المتطورة في أعمال السكرتارية
- بيان المعلومات بالحاسب الآلي
- ترتيب بيانات الأشخاص إلكترونياً
- الترتيب الإلكتروني للمواعيد والأختصاصات في مكاتب السكرتارية
- ترتيب اللقاءات إلكترونياً
- ترتيب التسجيلات والمستندات إلكترونياً
- الترتيب الإلكتروني للمواعيد والإختصاصات في مكاتب السكرتارية
- الإتصالات الإلكترونية (الإنترنت والبريد الإلكتروني)
التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين والإتيكيت
- معني فن الإتيكيت وأصوله ومكانته في اختصاصات السكرتارية
- العمل بدون توجيه والتقدم الشخصي
- تطوير الأفكار والطرق الملائمة
- قدرات استعمال الهاتف